Selamat datang di Pakdosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Notula? Mungkin anda pernah mendengar kata Notula? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang pengertian, macam, susunan, bagian, fungsi, keahlian, fasilitas, isi, ketentuan dan contoh. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.
Pengertian Notula
Notula adalah sebuatatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara. Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan. Notulen sekurang-kurangnya berisi:
- Tujuan kegiatan
- Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan
- Saran dan keputusan dalam kegiatan
- Waktu pelaksanaan
- Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.
Macam-macam Notula
Telah dikemkakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:
1. Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
2. Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat. Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya
Susunan Notula
Susunan kepala notula dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.
1. Kepala Notula
Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :
- Nama atau tema yang akan dibahas
- Hari dan tanggal acara dilaksanakan
- Waktu (Jam) pelaksanaan acara
- Tempat pelaksanaan acara
- Acara saat berlangsung
- Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
- Ketua dan Wakil Ketua
- Sekretaris
- Notulis
- Peserta
2. Isi Notula
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :
- Kata pembukaan
- Pembahasan
- Pembacaan Keputusan dari Hasil
- Waktu (Jam) penutupan
Bagian Akhir Notula
Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen. Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :
- Nama Jabatan
- Tanda tangan
- Nama pejabat, pangkat, dan NIP
Fungsi Notula
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari notula yaitu:
-
Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
-
Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
-
Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
-
Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
-
Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
-
Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
Keahlian Notula
Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:
- Mendengarkan da menulis
- Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
- Konsentrasi yang tinggi
- Menulis cepat
- Bersikap obyektif dan jujur
- Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
- Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
- Menguasai metode pencatatan secara sistematis
- Menguasai metode pengolahan data
- Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
- Menyimpulkan hasil rapat
Fasilitas Notula
Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:
- Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
- Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
- Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
- Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.
- Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.
- Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
- Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.
- Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.
- Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
- Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.
Isi Notula
Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas. Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :
- Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.
- Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).
- Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.
- Tempat rapat.
- Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).
- Nama dan jabatan pimpinan rapat.
- Daftar hadir peserta.
- Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.
- Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.
- Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.
- Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.
- Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).
- Tanda tangan notulis dan ketua rapat.
Ketentuan Notula
Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
- Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak bertele-tele).
- Bahasa notula mudah dipahami pembaca.
- Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.
- Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
- Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.
- Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.
Contoh Notulen Rapat
Berikut ini adalah contoh notulen rapat yaitu:
Tanggal: 19 November 2013
Waktu: Pukul 7.30 s.d. 8.30
Tempat: Aula SMA Negeri 2 Bantaeng
Peserta: Siswa Siswi SMA Negeri 2 Bantaeng
Tema Diskusi: Membangun Generasi Peduli Lingkungan
Tujuan:Memahami pentingnya menjaga kelestarian lingkungan dan upaya penanganan terhadap lingkungan yang sudah rusak.
Pembicara: Nur Afdan, S.Si dan Muh. Iqbal, S.Pdi
Keua/Moderator: Dimas
Notulis: Aisyah
Peserta yang hadir: 150 orang (daftar peserta terlampir)
Tidak hadir: –
- Susunan acara
- Pembukaan
- Diskusi
- Penutup
Pokok permasalahan yang dibicarakan:
- Kerusakan yang terjadi di lereng Gunung Lompobattang.
- Faktor-faktor penyebab kerusakan lingkungan di lereng Gunung Lompobattang.
- Akibat yang mungkin ditimbulkan oleh kerusakan lingkungan tersebut.
Kesimpulan:
- Menyadarkan mayarakat akan pentimgnya menjaga lingkungan melalui penyuluhan.
- Menyelesaikan persoalan ekonomi masyarakat.
- Menegakkan hukum dengan menindak secara tegas para pelaku perusak lingkungan.
- Melakukan upaya penghijauan kembali pada lahan yang telah rusak.
Bantaeng, 20 November 2012
Notulis, Ketua/Moderator
Aisyah Dimas
Demikian Penjelasan Materi Tentang Notula Adalah: Pengertian, Macam, Susunan, Bagian, Fungsi, Keahlian, Fasilitas, Isi, Ketentuan dan Contoh Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi.
