Selamat datang di Pakdosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Surat Niaga? Mungkin anda pernah mendengar kata Surat Niaga? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang Pengertian, ciri, fungsi, cara membuat, struktur, jenis, contoh. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.
Pengertian Surat Niaga
Surat Niaga merupakan suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan oleh perusahaan. Biasanya surat niaga dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Secara umum Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung situasinya. Dalam hal intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam hal ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik itu perorangan maupun badan usaha.
Ciri-Ciri Surat Niaga
Berikut adalah ciri-ciri surat niaga antara lain yakni:
- Biasanya surat niaga selalu berkaitan dan berhubungan dengan niaga/bisnis.
- Dalam pembuatanya surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
- Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
- Apabila merupakan surat transaksi bernominal besar, biasanya menggunakan materai.
- Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
- Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
- Bisa dilimpahkan kepada orang lain.
- Dapat bertindak atas nama pribadi dan instansi.
Fungsi dan Tujuan Surat Niaga
Berikut adalah fungsi dan tujuan surat niaga diantaranya yakni:
- Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian
- Sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
- Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
- Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
- Sebagai pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali diperlukan.
- Sebagai alat untuk promosi
- Sebagai bukti dari sejarah.
Cara Membuat Surat Niaga
Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat niaga diantaranya yaitu:
- Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut dengan jelas. Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya penawaran.
- Menyebutkan jenis dan jumlah produk/jasa yang akan dipesan. Disarankan membuat daftar pesanan dengan rapi agar mudah diperiksa.
- Menyebutkan cara pengiriman barang/jasa yang ingin dipesan.
- Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/jasa tersebut.
- Menyebutkan bagaimana cara packing yang diinginkan.
Struktur Surat Niaga
Berikut adalah struktur surat niaga:
- Kop surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal
- Tanggal surat
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat (pendahuluan, inti, dan penutup)
- Salam penutup
- Tanda tangan pengirim surat
- Jabatan pengirim surat
Jenis Surat Niaga
Berikut adalah jenis surat niaga antara lain yakni:
1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan merupakan salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan. Dalam surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.
2. Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan salah satu jenis surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran adalah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak penjual harus pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka miliki menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga bisa menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.
3. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan merupakan salah satu jenis surat yang dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan. Namun, surat permintaan penawaran juga bisa dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu produk atau jasa yang hendak dibeli. Inti utama dari surat ini adalah nama dan harga produk, cara pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu.
4. Surat pesanan
Surat pesanan merupakan jenis surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. Apabila pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat Konfirmasi Pesanan merupakan jenis surat yang diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan adalah memberitahukan detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga barang.
6. Surat pemberitahuan pengiriman barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan jenis surat yang diterbitkan oleh penjual jika kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli bila pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap menerima barang tersebut. Biasanya surat jenis ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan tentang detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga bisa dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi bila diperlukan.
7. Surat penolakan pesanan
Surat penolakan merupakan jenis surat niaga yang biasanya dikirimakan oleh penjual apabila mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan sesegera mungkin.
8. Surat pengaduan
Surat pengaduan merupakan jenis surat niaga yang dikirim oleh pembeli kepada penjual karena adanya ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut bisa berupa barang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
9. Surat jawaban pengaduan
Surat jawaban pengaduan merupakan jenis surat niaga apabila penjual menerima surat pengaduan, penjual harus sesegera mungkin untuk menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini adalah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.
10. Surat penagihan
Surat penagihan merupakan jenis surat niaga yang dibuat karena transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan sistem utang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli untuk membayar utang mereka karena sudah jatuh tempo atau telah diluar perjanjian.
11. Surat pengiriman pembayaran
Surat pengiriman pembayaran merupakan jenis surat niaga yang apabila pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang barang tersebut, maka pembeli wajib untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan karena pembayaran dilakukan non-tunai. Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah uang yang telah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran.
12. Surat pengangguhan pembayaran
Surat penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat atas dasar inisiatif dari pembeli karena menerima surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi pernyataan tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak bisa membayar sesuai dengan perjanjian. Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang telah dijanjikan.
13. Surat jawaban penagguhan pembayaran
Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat oleh penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini bisa berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk penangguhan tersebut.
Contoh Surat Niaga
Berikut adalah beberapa contoh surat niaga antara lain:
1. Contoh Surat Niaga Tentang Penawaran Barang
PT CETAR MEMBAHANA
Jl. Jendral Sudirman No. 56
BANDAR LAMPUNG
Bandar Lampung, 06 Januari 2020
Nomor : 58/27/V/2020
Hal : Penawaran Barang
Lamp : 1 lembar brosur
Kepada
Manager PT Citra Persada
Jl. Imam Bonjol No. 60
Jakarta
Dengan hormat,
Berdasarkan apa yang kami amati, perusahaan Saudara saat ini sedang berkembang dengan pesat dan terus mengalami perkembangan yang signifikan. Oleh karena itu, tentunya perkembangan ini harus didukung dengan perlengkapan serta peralatan kantor yang memadai serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam kesempatan ini, perusahaan kami ingin menawarkan beberapa produk perlengkapan dan peralatan kantor yang sudah sejaklama menjadi unggulan di perusahaan kami. Bersama dengan surat ini, kami melampirkan satu lembar brosur sebagai bahan pertimbangan untuk Saudara. Kami yakin jika perusahaan Saudara menggunakan produk unggulan dari kami, perusahaan Anda akan semakin bisa bekerja dengan efektif dan efisien sehingga akan terus maju dengan pesat.
Kami juga menawarkan promo spesial untuk perusahaan Saudara yaitu berupa pemberian diskon sebesar 10 % jika Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 20 September 2016. Garansi dari produk kami adalah 2 tahun dari setiap produknya. Pembayaran bisa dilakukan dengan membayar uang muka sebesar 40 % dari harga total dan cicilannya dapat diangsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.
Pembayaran barang-barang yang dipesan bisa dilakukan secara bertahap. Pertama, Saudara bisa membayar uang muka sebanyak 50 persen dari total harga, kemudian sisanya bisa dibayar secara cicilan sebanyak 4 kali dari tanggal barang diterima oleh perusahaan Anda.
Kami sangat berharap untuk bisa menerima pemesanan dari perusahaan Saudara. Kami kain jika Saudara memesan produk dari perusahaan kami, kedua belah pihakakan mendapatkan keuntungna yang besar.
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
PT. Cetar Membahana
2. Contoh Surat Niaga Tentang Pemesanan Barang
TOKO SEJAHTERA
Jalan Melati No. 68
Bandung
Bandar Lampung, 4 Januari 2020
Nomor : 12/FB/TM/2018
Hal : Pemesanan Alat Perlengkapan Kantor
Kepada Yth
Manager PT. Cemerlang
Jalan Kartini No. 287
Yogyakarta
Dengan hormat,
Menindaklanjuti surat penawaran alat perlengkapan Kantor yang Anda kirimkan pada tanggal 10 Desember 2019, kami bermaksud untuk memesan:
- Lima (5) buah meja Kantor
- Delapan (8) buah Komputer
- Tiga (3) buah Filing Kabinet
Semua barang yang dipesan kami harapkan bisa diterima selambat-lambatnya tanggal 15 Januari 2020.
Pembayaran dari seluruh pesanan kami akan dilaksanakan paling lambat 3 hari setelah semua barang pesanan kami terima. Sebagai bukti pembayaran, kami akan mengirimkan bukti transfer.
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami mengucapkan terima kasih
Hormat Kami,
Toko Sejahtera
Demikian Penjelasan Materi Tentang Surat Niaga: Pengertian, Ciri, Fungsi, Cara Membuat, Struktur, Jenis, Contoh
Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi
