Sekretaris Adalah

Diposting pada

Selamat datang di Pakdosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Sekretaris? Mungkin anda pernah mendengar kata Sekretaris? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang pengertian, pengertian menurut para ahli, tugas, jenis, fungsi, tujuan, tanggung jawab dan syarat. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.

Sekretaris

Pengertian Sekretaris

Sekretaris ialah seseorang karyawati yang bertugas menjalankan pekerjaan rutin dari pimpinan perusahaan. Pengertian lain dari sekretaris adalah seseorang karyawati yang membentu pimpinan perusahaan dalam kegiatan admistrasi maupun kegiatan operasional perusahaan secara pribadi dan rahasia.


Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah pengertian sekretaris menurut para ahli yakni sebagai berikut:

Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano

Sekretaris adalah   seorang   profesional. Sebagai profesional,  Anda  diharapkan menampilkan  aneka  macam  tangungjawab tugas   kesekretaisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.


Menurut Hartiti  Hendarto & Tulus Haryono

Sekretaris adalah  orang  yang membantu  seseorang,  yaitu  pimpinan dalam  melaksanakan tugas  perkantoran.


Menurut Saiman

Sekretaris  adalah  orang  yang  mempunyai  tugas  yang  sangat berkaitan  dengan  kegiatan  tulis  menulis,  atau  kegiatan  catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Baca Lainnya :  √Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara, Format Serta Contohnya

Menurut Wursanto yang dikutip  Saiman (2002:25)

Sekretaris  adalah seorang pegawai yang  bertugas  membantu  pimpinan  kantor  dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.


Menurut Kamus Webster (Sutarto, 1997)

Sekretaris adalah seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan.


Menurut Fowler (1970)

Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan organisasinya.


Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002:24)

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang  kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengigatkan kepala atau pimpinannya   mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.


Menurut Gie dalam Saiman (2002:25)

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat  termaksud menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi.


Menurut Drs. The Liang Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.


Tugas Pokok Sekretaris

Berdasarkan umumnya, tugas sekretaris dibagi menjadi 3 bagian antara lain sebagai berikut:

Tugas Khusus

Seorang sekretaris mengerjakan tugas khusus oleh pimpinan perusahaan merupakan tugas yang tidak setiap hari dikerjakan. Maksud dari tugas tersebut, hanya dikerjakan apabila ada perintah khusus oleh pimpinan. Tugas khusus pada umumnya diberikan oleh pimpinan ke sekretaris selaku kepercayaan dari pimpinan yang bisa menyelesaikan tugas yang diberikan.

Baca Lainnya :  Hipotesis Adalah

Tugas Kreatif

Seorang sekretaris melakukan tugas kreatif atas kehendak diri sendiri tanpa adanya perintah dari pimpinan. Maksud dari tugas ini, mempunyai lingkungan tak terbatas dan seorang sekretaris handal wajib mengerjakan dengan baik.


Tugas Rutin

Tugas rutin ialah tugas seorang sekretaris biasanya dikerjakan setiap hari tanpa adanya perintah dari pimpinan. Contohnya seperti, mengumpulkan surat, dokumen, menerima telpon, menerima surat masuk, mengecek surat keluar dan membuat surat untuk klien dan sebagainya.


Jenis Sekretaris

Berikut ini adalah 3 jenis dari sekretaris antara lain sebagai berikut:

Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan ialah seseorang yang bertugas untuk membantu pimpinan untuk mengerjakan kantor secara rutin.


Sekretaris Organisasi

Seorang sekretaris organisasi mengelola tugas yang diberikan oleh pimpinan. Sekretaris organisasi menjadi manajer dalam mengerjakan unit kerja pada bidang sekretaris.


Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi ialah seorang sekretaris yang mengelola tugas dari kantor untuk keperluan pribadi dari pimpinan.


Fungsi Sekretaris

Seorang sekretaris handal mempunyai fungsi yang sangat penting bagi perusahan. Berikut ini ada 2 fungsi sekretaris dari atasan maupun bawahan, antara lain sebagai berikut:

Fungsi dari Atasan

Berikut ini beberapa fungsi dari atasan, antara lain:

  • Setiap pimpinan harus menentukan kecermatan yang berbentuk adil bagi keryawan maupun sekretaris
  • Sebagai seorang sekretaris yang dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengerjakan tugas kantor
  • Seorang sekretaris harus memiliki ide atau gagasan untuk membantu pimpinan
  • Sebagai sekretaris menunjukkan keberhasilan, maka akan menjadi teladan pimpinan terhadap bawahan

Fungsi dari Bawahan

Berikut ini beberapa fungsi dari bawahan, antara lain:

  • Memberikan semangat kerja terhadap bawahan, agar mengerjakan tugas-tugas kantor dengan baik dan lancar
  • Menerima pendapat dari bawahan, ketika mendapatkan masalah internal maupun eksternal dalam perusahaan
  • Melakukan keakraban terhadap bawahan untuk memahami apa saja kehendak bawahan.
Baca Lainnya :  √Tenaga Kerja: Pengertian Menurut Para Ahli, Macam Serta Masalahnya

Tujuan Sekretaris

Berikut ini ada beberapa tujuan sekretaris sebagai berikut:

  1. Menyusun jadwal kerja pimpinan ketika ingin bertemu klien-kliennya
  2. Menjadi citra baik terhadap pimpinan
  3. Bermusyawarah atau rapat ketika terjadi masalah dalam perusahaan dengan pimpinan
  4. Melakukan kegiatan perusahaan secara rutin dan baik agar kegiatan tersebut berjalan dengan lancar tanpa kedala masalah.
  5. Menjaga hubungan antara pimpinan dan bawahan.
  6. mendukung kegiatan administrasi di kantor

Tanggung Jawab Sekretaris

  • Bertanggung jawab melakukan, membuat, memastikan dan mengatur janji maupun pertemuan secara efektif & terorganisir.
  • Bertanggung jawab catatan administrasi yang efektif.
  • Bertanggung jawab menegakkan persyaratan hukum yang mengatur dokumen, charity law, company law dll (jika relevan).
  • Bertanggung jawab dalam komunikasi dan korespondensi

Syarat Menjadi Sekretaris

Kualifikasi akademik formal tidak selalu diperlukan, itu berarti sekretaris tidak hanya berasal dari kalangan akademik namun juga bisa dari SMU atau Sekolah kejuruan dan biasanya SMK administrasi, akuntansi maupun kejuruan sekretaris, meskipun untuk perusahaan besar membutuhkan sekretaris yang kompeten dibidangnya. Beberapa kualifikasi yang dibutuhkan oleh sekretaris profesional adalah lulusan akademi maupun universitas jurusan bahasa Inggris, bisnis, IT, bahasa, ilmu informasi, administrasi atau manajemen. Pengalaman kerja juga dapat membantu.


Demikian Penjelasan Materi Tentang Sekretaris: Pengertian, Pengertian Menurut Para Ahli, Tugas, Jenis, Fungsi, Tujuan, Tanggung Jawab dan Syarat  Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi.