Sekretaris adalah

Diposting pada

Selamat datang di Pakdosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Sekretaris? Mungkin anda pernah mendengar kata Sekretaris? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang pengertian, pengertian menurut para ahli, tugas, jenis, fungsi, tujuan, tanggung jawab dan syarat. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.

Pengertian-Sekretaris

Pengertian Sekretaris

Sekretaris ialah seseorang karyawati yang bertugas menjalankan pekerjaan rutin dari pimpinan perusahaan. Pengertian lain dari sekretaris adalah seseorang karyawati yang membentu pimpinan perusahaan dalam kegiatan admistrasi maupun kegiatan operasional perusahaan secara pribadi dan rahasia.


Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah pengertian sekretaris menurut para ahli yakni sebagai berikut:


1. Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano

Sekretaris adalah seorang profesional. Sebagai profesional, Anda diharapkan menampilkan aneka macam tangung jawab tugas kesekretaisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.


2. Menurut Hartiti  Hendarto & Tulus Haryono

Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam  melaksanakan tugas  perkantoran.


3. Menurut Saiman

Sekretaris adalah orang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan  kegiatan tulis menulis, atau  kegiatan  catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.


4. Menurut Wursanto yang dikutip  Saiman (2002:25)

Sekretaris  adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.


5. Menurut Kamus Webster (Sutarto, 1997)

Sekretaris adalah seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan.


6. Menurut Fowler (1970)

Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan organisasinya.

Baca Lainnya :  Pencak Silat

7. Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002:24)

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengigatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.


8. Menurut Gie dalam Saiman (2002:25)

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termaksud menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi.


9. Menurut Drs. The Liang Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.


Ciri-Ciri Sikap Sekretaris Ideal

  1. Sabar, disiplin, tekun, tidak mudah menyerah, berpenampilan baik, jujur, royal, pandai bicara, sopan, dan bisa menjaga perusahaannya.
  2. Memiliki kemampuan yang memadai dan peka terhadap sesuatu.
    Meliputi kemapuan mengetik, korespondensi, dan kearsipan.
  3. Memiliki kemampuan melaksanakan tugas seperti mengangkat telepon, surat menyurat, dan kegiatan pemimpin.
  4. Tidak bersifat egois (egoistis), sehingga dapat menyelami perasaan orang lain.
  5. Berintrospeksi diri jika terdapat kritik dan penilaian dari orang lain.
  6. Menerima penilaian orang lain dan mengambil sisi positifnya.
  7. Mengakui kesalahan sendiri dan memaafkan kesalahan orang lain.
  8. Menghindari dari perbuatan yang kurang terpuji seperti hoby menggosip, mencaci, mengeluh, senang ngobrol dan perbuatan tercela lainnya.
  9. Sanggup menahan diri jika di hadapkan pada hal-hal yang menyebabkan emosi (marah).
  10. Selalu dapat menyesuaikan diri kepada seluruh situasi sehingga orang lain menaruh hormat.
  11. Selalu dapat memeperhatikan kepentingan orang lain dan memberikan saran yang positif.
  12. Selalu menghormati pendapat kepentingan orang lain serta mengetahui aturan sopan santun.
  13. Selalu menunjukkan kesungguhan dan berpikir sehat.
  14. Memiliki kesabaran dan keuletan dalam bekerja
  15. Disiplin dan cekataan dalam bekerja
  16. Berpenampilan baik dan menarik

Tugas Pokok Sekretaris

Berdasarkan umumnya, tugas sekretaris dibagi menjadi 3 bagian antara lain sebagai berikut:


1. Tugas Khusus

Seorang sekretaris mengerjakan tugas khusus oleh pimpinan perusahaan merupakan tugas yang tidak setiap hari dikerjakan. Maksud dari tugas tersebut, hanya dikerjakan apabila ada perintah khusus oleh pimpinan. Tugas khusus pada umumnya diberikan oleh pimpinan ke sekretaris selaku kepercayaan dari pimpinan yang bisa menyelesaikan tugas yang diberikan.


2. Tugas Kreatif

Seorang sekretaris melakukan tugas kreatif atas kehendak diri sendiri tanpa adanya perintah dari pimpinan. Maksud dari tugas ini, mempunyai lingkungan tak terbatas dan seorang sekretaris handal wajib mengerjakan dengan baik.


3. Tugas Rutin

Tugas rutin ialah tugas seorang sekretaris biasanya dikerjakan setiap hari tanpa adanya perintah dari pimpinan. Contohnya seperti, mengumpulkan surat, dokumen, menerima telpon, menerima surat masuk, mengecek surat keluar dan membuat surat untuk klien dan sebagainya.

Baca Lainnya :  Yurisprudensi: Pengertian, Unsur, Proses, Fungsi, Jenis, Manfaat dan Contoh

Jenis Sekretaris

Berikut ini adalah 3 jenis dari sekretaris antara lain sebagai berikut:


  • Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan ialah seseorang yang bertugas untuk membantu pimpinan untuk mengerjakan kantor secara rutin.


  • Sekretaris Organisasi

Seorang sekretaris organisasi mengelola tugas yang diberikan oleh pimpinan. Sekretaris organisasi menjadi manajer dalam mengerjakan unit kerja pada bidang sekretaris.


  • Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi ialah seorang sekretaris yang mengelola tugas dari kantor untuk keperluan pribadi dari pimpinan.


Fungsi Sekretaris

Seorang sekretaris handal mempunyai fungsi yang sangat penting bagi perusahan. Berikut ini ada 2 fungsi sekretaris dari atasan maupun bawahan, antara lain sebagai berikut:


1. Fungsi dari Atasan

Berikut ini beberapa fungsi dari atasan, antara lain:

  • Setiap pimpinan harus menentukan kecermatan yang berbentuk adil bagi keryawan maupun sekretaris
  • Sebagai seorang sekretaris yang dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengerjakan tugas kantor
  • Seorang sekretaris harus memiliki ide atau gagasan untuk membantu pimpinan
  • Sebagai sekretaris menunjukkan keberhasilan, maka akan menjadi teladan pimpinan terhadap bawahan

2. Fungsi dari Bawahan

Berikut ini beberapa fungsi dari bawahan, antara lain:

  • Memberikan semangat kerja terhadap bawahan, agar mengerjakan tugas-tugas kantor dengan baik dan lancar
  • Menerima pendapat dari bawahan, ketika mendapatkan masalah internal maupun eksternal dalam perusahaan
  • Melakukan keakraban terhadap bawahan untuk memahami apa saja kehendak bawahan.

Tujuan Sekretaris

Berikut ini ada beberapa tujuan sekretaris sebagai berikut:

  1. Menyusun jadwal kerja pimpinan ketika ingin bertemu klien-kliennya
  2. Menjadi citra baik terhadap pimpinan
  3. Bermusyawarah atau rapat ketika terjadi masalah dalam perusahaan dengan pimpinan
  4. Melakukan kegiatan perusahaan secara rutin dan baik agar kegiatan tersebut berjalan dengan lancar tanpa kedala masalah.
  5. Menjaga hubungan antara pimpinan dan bawahan.
  6. mendukung kegiatan administrasi di kantor

Tanggung Jawab Sekretaris

  • Bertanggung jawab melakukan, membuat, memastikan dan mengatur janji maupun pertemuan secara efektif & terorganisir.
  • Bertanggung jawab catatan administrasi yang efektif.
  • Bertanggung jawab menegakkan persyaratan hukum yang mengatur dokumen, charity law, company law dll (jika relevan).
  • Bertanggung jawab dalam komunikasi dan korespondensi

Syarat Menjadi Sekretaris

Kualifikasi akademik formal tidak selalu diperlukan, itu berarti sekretaris tidak hanya berasal dari kalangan akademik namun juga bisa dari SMU atau Sekolah kejuruan dan biasanya SMK administrasi, akuntansi maupun kejuruan sekretaris, meskipun untuk perusahaan besar membutuhkan sekretaris yang kompeten dibidangnya. Beberapa kualifikasi yang dibutuhkan oleh sekretaris profesional adalah lulusan akademi maupun universitas jurusan bahasa Inggris, bisnis, IT, bahasa, ilmu informasi, administrasi atau manajemen. Pengalaman kerja juga dapat membantu.

Baca Lainnya :  √Adaptasi: Pengertian, Macam, Contoh Serta Tujuan Adaptasi

Ruang Lingkup Pekerjaan Seorang Sekretaris

  • Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
    Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan Misalnya pekerjaan kantor seperti : ~Menerima tamu
    ~Menerima telepon
    ~Mengambil dikte dan melatinkan
    ~Menyimpan surat
  • Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.

Tugas– Tugas Sekretaris

Adapun tugas-tugas pokok sekretaris pada umumnya antara lain yaitu:

  1. Tugas-tugas Rutin yaitu tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. misalnya membuka surat, menerima telephone menyusun dan membuat jadwal pimpinan, menerima tamu, mengarsip dll.
  2. Tugas-tugas Khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan pimpinan dengan penyeleseian secara khusus dengan di mintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamanya. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan. misalnya mengkonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, mengurus perjalanan bisnis/dinas pimpinan dll.
  3. Tugas-tugas Istimewa tugas yang mencakup antara laiin:mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan, menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya dan masih banyak lagi
  4. Tugas-tugas Resepsionis yaitu tugas sebagai penerima tamu misalnya menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon dll.
  5. Tugas Keuangan itu seperti membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
  6. Tugas Sosial atau tugas amal dan kemasyarakatan seperti mengatur rumah tangga kantor pimpinan.
  7. Tugas Insidental yaitu tugas yang dilaksananakan pada waktu dan keadaan tertentu, seperti mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
  8. Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka harus mempunyai pedoman seperti .waktu dan tempat harus di perhatikan, makan dan minum disediakan, sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis, waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain, jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenagkan dll.

Demikian Penjelasan Materi Tentang Sekretaris: Pengertian Menurut Para Ahli, Tugas, Jenis, Fungsi, Tujuan, Tanggung Jawab & Syarat  Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi.