Selamat datang di Pakdosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Pengawasan? Mungkin anda pernah mendengar kata Pengawasan? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang pengertian, hakikat, proses, sasaran, ciri, prinsip, fungsi, syarat, manfaat, bentuk, jenis dan tahapan. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.

Pengertian Pengawasan

Baca Cepat Buka

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan. Menurut Sondang P. Siagian, Pengertian Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Secara lebih lengkap Stoner, Freeman, dan Gilbertmenyebutkan bahwa fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dari berbagai tujuan yang telah direncanakan, mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Hakikat Pengawasan

Agar kegiatan pengawasan membuahkan hasil yang diharapkan, perhatian serius perlu diberikan kepada berbagai dasar pemikiran yang sifatnya fundamental, diantaranya:

Orientasi kerja dalam setiap organisasi adalah efisiensi. Bekerja secara efisiensi berarti menggunakan sumber-sumber yang tersedia seminimal mungkin untuk membuahkan hasil tertentu yang telah ditetapkan dalam rencana.
Orientasi kedua dalam penyelenggaraan berbagai kegiatan operasional adalah evektifitas. Jika seseorang berbicara tentang evektifitas sebagai orientasi kerja, artinya yang menjadi sorotan perhatiannya adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu yang sudah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan. Artinya, jumlah dan jenis sumber-sumber yang akan digunakan sudah ditentukan sebelumnya dan dengan pemanfaatan sumber-sumber itulah, hasil-hasil tertentu harus dicapai dalam batas waktu yang telah ditetapkan pula.
Produktivitas merupakan orientasi kerja yang ketiga. Ide yang menonjol dalam membicarakan dan mengusahakan produktivitas ialah memaksimalisasi hasil yang harus dicapai berdasarkan dan dengan memanfaatkan sumber dana dan daya yang telah dialokasikan sebelumnya.
Pengawasan dilakukan pada waktu berbagai kegiatan sedang berlangsung dan dimaksudkan untuk mencegah jangan sampai terjadi penyimpangan, penyelewengan dan pemborosan. Dengan kata lain, pengawasan bersifat preventif diperlukan kejelian untuk mengenali berbagai gejala yang menjurus kepada berbagai hal negatif. Artinya, setiap manajer sebagai pelaksana fungsi pengawasan harus mampu mendeteksi berbagai petunjuk kemungkinan timbulnya berbagai hal negative dalam menjalankan roda organisasi.
Tidak ada manajer yang dapat mengelak dari tanggung jawab melakukan pengawasan karena para pelaksana adalah manusia yang tidak sempurna. Dengan sifat dasar ketidaksempurnaannya, para pelaksana kegiatan operasional tidak akan luput dari kemungkinan berbuat khilaf, bahkan juga berbuat kesalahan. Artinya, kalaupun terjadi penyimpangan dari rencana atau pemborosan sekalipun, belum tentu bahwa hal-hal negative itu terjadi karena kesenjangan, sebab sangat mungkin faktor lainnya yang menjadi penyebabnya, seperti kekurangan keterampilan, kekurangan pengetahuan, dan faktor-faktor lainnya.
Pengawasan akan berjalan dengan lancar apabila proses dasar pengawasan diketahui dan ditaati.

Proses Dasar Pengawasan

Berikut ini adalah beberapa proses dasar pengawasan yaitu:

Penentuan standar hasil kerja

Standar hasil pekerjaan merupakan hal yang amat penting ditentukan karena terhadap standar itulah hasil pekerjaan dihadapkan dan diuji. Tanpa standar yang ditetapkan secara rasional dan objektif, manajer dan para pelaksana tidak akan mempunyai kriteria terhadap mana hasil pekerjaan dibandingkan sehingga dapat mengatakan bahwa hasil yang dicapai memenuhi tuntutan rencana atau tidak.

Baca Lainnya : Hewan Melata

Pengukuran hasil bekerja

Perlu ditekankan terlebih dahulu bahwa karena pengawasan ditunjukkan kepada seluruh kegiatan yang sedang berlangsung, sering tidak mudah melakukan pengukuran hasil prestasi kerja para angota organisasi secara tuntas dan final.Akan tetapi meski demikian melalui pengawasan harus dapat dilakukan pengukuran atas prestasi kerja, meskipun sementara sifatnya. Pengukuran sementara demikian, menjadi sangat pentinag karena ia akan member petunjuk tentang ada tidaknya gejala-gejala penyimpangan dari rencana yang telah ditetpakan.

Koreksi terhadap penyimpangan

Meskipun bersifat sementara, tindakan korektif terhadap gejala penyimpangan, penyelewenyan dan pemborosan harus bisa diambil. Misalnya, apabila menurut pengamatan selesainya proses produksi tentu akan lebih lama dibandingkan dengan jangka waktu yang telah ditetapkan dalam rencana, manajer penanggungjawab kegiatan tersebut harus dapat mengambil tindakan segera, umpamanya dengan menambah orang, memperbiki mekanisme kerja, dan tindakan lain yang sejenis.

Sasaran Pengawasan

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah:

Mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan.
Menyarankan agar ditekan adanya pemborosan.
Mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.

Ciri-ciri Pengawasan yang Efektif

Pelaksanaan pengawasan yang efektif merupakan salah satu refleksi dari evektifitas manajerial seorang pemimpin. Oleh karena itu tindakan mengherankan bahwa setiap orang yang menduduki jabatan manajerial, mulai dari manajer paling rendah hingga pada manajer paling puncak, selalu menginginkan agar baginya tersedia suatu sistem informasi yang andal agar pelaksanaan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya benar-benar terlaksana sesuai dengan hal-hal yang telah ditetapkan dalam rencana.

Pengawasan akan berlangsung dengan efektif apabila memiliki berbagai ciri, diantaranta:

Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan. Yang dimaksud ialah teknik pengawasan harus sesuai, antara lain dengan penemuan informasi tentang siapa yang melakukan pengawasan dan kegiatan apa yang menjadi sasaran pengawasan tersebut.
Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemungkinana adanya deviasi dari rencana. Pengawasan harus mampu mendeteksi deviasi atau penyimpangan yang mungkin terjadi sebelum penyimpangan itu menjadi kenyataan. Usaha deteksi seperti itu harus dilakukan sedini mungkin dan informasi tentang hasil deteksi itu harus segera tiba ditangan manajer yang secara fungsional bertanggung jawab agar ia segera mengambil tindakan pencegahan.
Obyektivitas dalam melakukan pengawasan. Dalam pembahasan tentang perencanaan telah ditekankan bahwa salah satu komponen yang harus jelas terlihat dalam rencana ialah standar prestasi kerja yang diharapkan dipenuhi oleh para pelaksana kegiatan operasinal. Standar demikian harus jelas terlihat bukan saja dalam prosedur dan mekanisme kerja, tetapi juga dalam rangkaian kriteria yang menggambarkan persyaratan kuantitatif dan kualitatif dan sedapat mungkin dinyatakan secara tertulis. Kriteria demikian lebih bermakna lagi apabila para pelaksana mengetahui, memahami, dan menerima kriteria itu. Dengan adanya kriteria seperti dimaksudkan diatas, pengawasan dapat dilakukan dengan lebih objektif.
Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi. Telah dimaklumi pola dasar dan tipe organisasi tertentu telah ditetapkan dalam mana tertampung berbagai hal seperti pembagian tugas, pendelegasian wewenang, pola pertanggungjawaban, jalur komunikasi dan jaringan komunikasi. Semuanya harus diperhatikan dalam melakukan pengawasan.
Efisiensi pelaksanaan pengawasan. Pengawasan dilakukan supaya keseluruhan organisasi bekerja dengan tingkat efisiensi yang semakin tinggi. Salah satu teknik untuk menghemat biaya pengawasan ialah dengan berpegang pada prinsip pengecualian, artinya perhatian utama ditunjukkan pada kegatan-kegiatan yang mempunyai nilai stategis bagi organisasi sehingga apabila terjadi penyimpangan dari rencana, dampak bagi organisasi akan bersifat negative pula, yang pada gilirannya tentunya berpengaruh pada kepemimpinan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasaran.
Pemahaman system pengawasan oleh semua pihak yang terlibat. Dengan mengatasnamakan kecanggihan system pengawasan banyak digunakan dan dikembangkan berbagai teknik untuk membantu para manajer melakukan pengawasan secara efektif seperti berbagai rumus matematika, bagan-bagan yang rumit, analisis yang terinci, dan data-data statistic. Para ahli yang mengembangkannya mungkin saja mengatakan bahwa teknik-teknik tersebut akan sangat mempermudah pengawasan dan meningkatkan mutu hasilnya. Pendapat demikian benar karena pendekatan ilmiah terhadap proses pengawasan memang sangat penting.
Pengawasan mencari apa yang tidak beres. Artinya yang menjadi sorotan utama mencari dan menemukan apa yang tidak beres dalam organisasi.
Pengawasan harus bersifat membimbing. Jika telah ditemukan apa yang tidak beres dan siapa yang salah serta telah diketahui pula faktor-faktor penyebabnya, seorang manajer harus berani mengambil tindakan yang dipandang paling tepat sehingga kesalahan yang dibuat oleh para bawahan tidak terulang kembali meskipun kecenderungan berbuat kesalahan yang lain mungkin tidak dapat dihilangkan. Bahkan mengenai sanksi berupa hukuman pun, jika diperlukan harus dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Baca Lainnya : Pelanggan adalah

Prinsip Pengawasan

Memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana, sehingga harus ada perencanaan tertentu, intruksi, dan wewenang kepada bawahan kita.Prinsip lainnya adalah kasus merefleksikan sifat-sifat kebutuhan dari aktifitasyang harus dievaluasi, dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan, fleksibel dapat merefleksikan pola organisasi, ekonomis, dapat dimengerti, dan dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

Fungsi Pengawasan dalam Wirausaha

Berikut ini adalah beberapa fungsi pengawasan yaitu:

Perencanaan adalah penentuan segala sesuatu sebelum dilakukan kegiatan-kegiatan usaha.wirausahawan yang mengadakan perencanaan akan berhasil dibandingkan denganyang tidak mengadakan perencanaan.
Pengorganisasian adalah merupakan proses menciptakan hubungan antara fungsi-fungsipersonalia dan faktor fisik agar kegiatan-kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan.
Pengarahan adalah merupakan usaha yang berhubungan dengan sesuatu agar semua dapatdilakukan.
Pengkoordinasian adalah merupakan usaha mengsinkronkan dan menyatukan segalakegiatan dalam usaha agar tercapai tujuan wirausaha.

Syarat-syarat Pengawasan

Berikut ini adalah beberapa syarat-syarat pengawasan yaitu:

Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi.
Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan.
Pengawasan harus objektif, teliti, dan sesuai dengan standar.
Pengawasan harus lues dan fleksibel.
Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
Pengawasan harus ekonomis.
Pengawasan harus mudah dimengerti.
Pengawasan harus diikuti denganperbaikan atau koreksi.

Manfaat pengawasan

Berikut ini adalah beberapa manfaat pengawasan yaitu:

Untuk memberikan ruang reguler bagi supervisi guna merenungkan isi pekerjaan mereka.
Untuk mengembangkan pemahaman dan keterampilan dalam bekerja.
Untuk menerima informasi dan prespektif lain mengenai pekerjaan seseorang.
Untuk menjadi dukungan,baik segi pribadi ataupun pekerjaan.
Untuk merencanakan dan memanfaatkan sumberdaya pribadi dan profesional yang lebih baik.
Untuk memastikan kualitas pekerjaan

Bentuk-bentuk Pengawasan

Berikut ini adalah bentuk-bentuk pengawasan yaitu:

Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control, Steering Controls). Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelumkegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembanga tujuan.
Pengwasan Concurrent (Concurrent Control), Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, screening control, “berhenti terus” dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.
Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control), Pengawasan ini bisa juga dikenal sebagai “Past-Action Control” yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Jenis-jenis Pengawasan

Berikut ini adalah beberapa jenis-jenis pengawasan yaitu:

Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang adadi dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan. Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat atau pengawasan yang dilakukan secara rutin. Pengawaan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi.

Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan. Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membeberkan dan merugikan negara lebih besar. Disisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehinggapenyimpanganyang kemungkinandilakukan akan terdeteksi lebih awal. Disisi lain, pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan. Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, dimana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya.Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Baca Lainnya : Ekosistem Pantai

Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggungjawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran. Disisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran menurut hak (rechmatigheld) adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya. Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materi mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheald) adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.

Tahap-tahap Proses Pengawasan

Berikut ini adalah beberapa tahapan dalam proses pengawasan yaitu:

1. Tahap Menciptakan Standar

Standar merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan.Standar yang dibuat biasanyadidasarkan pada suatu kondisi atau kemampuan kerja yang normal.Bentuk standar dapat dibedakan kedalam dua macam bentuk, yaitu standar kualitatif dan standar kuantitatif. Standar kuatitatif merupakan suatu standar yang dinyatakan didalam satuan-satuan tertentu, misalnya: jam kerja mesin (machine hour), jam kerja tenaga langsung (direct labour hour), satuan barang (unit product), ongkos, pendapatan, investasi, dan lain sebagainya. Sedangkan standar kualitatif dapat berupapendapat umum, langganan, buruh dan sebagainya.

2. Penetapan Standar Pelaksanaan

Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan.Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil.Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan.Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif.Standar pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.

Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos, waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:

Standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
Standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
Standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

3. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap ketiga dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

4. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.

5. Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

6. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksnaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana atau standarnya. Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah:

Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.
Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.
Mengadakan penelitianterhadap berbagai kemungkinan tersebut.
Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

Dalam mengadakan pengawasan dengan melakukan langkah-langkah diatas, perlu terlebih dahulu mencari informasi yang dibutuhkan.Informasi yang dibutuhkan tersebut meliputi informasi tentang kemajuan yang telah dicapai, informasi tentang adanya penyimpangan, dan sebagainya. Informasi tersebut akan diperoleh setelah kegiatan-kegiatan sudah dilakukan. Sumber-sumber ekonomi atau faktor-faktor produksi, dan melaksanakan suatu rencana yang telah ditetapkan lebih dulu.

Demikian Penjelasan Materi Tentang Pengawasan Adalah: Pengertian, Hakikat, Proses, Sasaran, Ciri, Prinsip, Fungsi, Syarat, Manfaat, Bentuk, Jenis dan Tahapan Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi.