Otomatisasi Perkantoran adalah

Oleh Diposting pada

Selamat datang di Pakdosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Otomatisasi Perkantoran? Mungkin anda pernah mendengar kata Otomatisasi Perkantoran? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang pengertian, tujuan, manfaat, pengguna, aplikasi, jenis dan dampak. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.

Otomatisasi-Perkantoran

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Baca Cepat Buka

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processinguntuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya.

Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yangdapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata “Otomatisasi” ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisikyang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah OfficeAutomation atau OA.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

  1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputermenunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
  2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajeruntuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
  3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional- percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.
  4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit, dll.
  5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automationmemungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
Baca Lainnya :  Pengertian Piutang Menurut Para Ahli

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Berikut ini terdapat beberapa manfaat otomatisasi perkantoran, terdiri atas:

  • Jelaskan pekerjaan kantor lebih cepat
  • Kurangi kebutuhan akan sejumlah besar karyawan
  • Membutuhkan beberapa ruang untuk menyimpan data
  • Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan jika terjadi perubahan jadwal

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Berikut ini terdapat beberapa aplikasi otomatisasi perkantoran, terdiri atas:

  1. Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word.

  1. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.

  1. Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan  hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

  1. Transmisi faximile (Fax)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.

  1. Konferensi Audio (Audio Conference)

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Pengguna Otomatisasi Perkantoran

Berikut ini terdapat beberapa pengguna otomatisasi perkantoran, terdiri atas:

  1. Manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
  2. Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.
  3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
  4. Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan
Baca Lainnya :  Pengertian Perum

Jenis-Jenis Otomatisasi Perkantoran

Berikut ini terdapat beberapa jenis-jenis otomatisasi perkantoran, terdiri atas:

  • System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang lain.

  • System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukarankomunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya.

  • System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologiinformasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi darisystem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonikdocument management, presentase graphics dan multimedia presentation.Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan documentyang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses kembali.

Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

  • System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

Baca Lainnya :  Aqiqah Adalah

  • System Elektronik Formal

System Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

  • System Elektronik Informal

System Elektronik Informaltidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

Berikut ini terdapat beberapa dampak otomatisasi perkantoran, terdiri atas:

1. Dampak Positif Otomatisasi Perkantoran

Terdiri atas:

  1. Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
  2. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin.
  3. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
  4. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software.
  5. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu.
  6. Lebih sedikit pekerjaan.

2. Dampak Negatif Otomatisasi Perkantoran

Terdiri atas:

  • Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”.
  • Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer dan sebaginya.
  • Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
  • Implikasi terhadap pemberi pekerjaan.
  • Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
  • Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
  • Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Demikian Penjelasan Materi Tentang Otomatisasi Perkantoran adalah: Tujuan, Manfaat, Aplikasi, Pengguna, Jenis dan Dampak
Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi