Dokumentasi Adalah

Diposting pada

Selamat datang di Dosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Dokumentasi? Mungkin anda pernah mendengar kata Dokumentasi? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang pengertian, pengertian menurut para ahli, jenis, kegiatan, fungsi, tujuan, ruang lingkup, perbedaan, kegunaan, peran, prinsip, cara dan contoh. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.

Dokumentasi: Pengertian, Jenis, Kegiatan, Fungsi Serta Tujuannya

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi ialah suatu sistem yang dilakukan untuk penyimpanan dokumen dengan memakai aktualitas yang teliti dari penulisan sumber informasi khusus dari sebuah risalah, amanat, buku dan Undang-Undang.


Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian dokumentasi menurut para ahli yaitu:

1. Menurut Sugiyono (2013:240)

Dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seorang. Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah kehidupan (life histories), ceritera, biografi, peraturan, kebijakan. Dokumen yang berbentuk gambar misalnya foto, gambar hidup, sketsa dan lain-lain.


2. Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan, pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan seperti gambar, kutipan, kliping, dan bahan referensi laninnya.


3. Menurut Ensiklopedia Britania

Dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat- alat seperti indeks, inti sari, dan esai, selain bisa juga menggunakan cara tradisional agar informasi tersebut bisa tercapai.


4. Menurut Paul Otlet

Dokumentasi adalah suatu kegiatan berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyebaran suatu dokumen.


5. Menurut FID (Federation International de Decomentation)

Dokumentasi adalah proses pengumpulan dan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia.


Jenis-Jenis Dokumentasi

Berikut ini terdapat 6 jenis jenis dokumentasi, yakni sebagai berikut:

  • Berdasarkan Aktivitasnya

Berdasarkan aktivitasnya, jenis dokumentasi ini terdapat 3 bagian, antara lain:

  1. Dokumen pribadi, ialah dokumen yang mengait kebutuhan individual, contohnya ialah Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah dan NPWP.
  2. Dokumen niaga, ialah dokumen yang berhubungan dengan perniagaan jual beli, contohnya ialah cek, nota, dan kwitansi.
  3. Dokumen pemerintah, ialah dokumen yang mengandung tentang informasi politik suatu pemerintahan, contohnya ialah Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah.
Baca Lainnya :  Pranata Politik

  • Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, jenis dokumentasi ini terdapat 3 bagian, antara lain:

  • Dokumen literer, ialah dokumen yang terdapat karena dicetak, ditulis, divisual maupun direkam dan umumnya dokumen tersebut dihimpunkan di perpustakaan). Contohnya ialah buku, majalah dan film.
  • Dokumen korporil, ialah dokumen sebagai benda bersejarah. Umumnya dokumen tersebut dihimpunkan di dalam museum. Contohnya ialah patung, fosil zaman prasejarah dam benda-benda peninggalan zaman dulu.
  • Dokumen privat, ialah dokumen sebagai surat atau berkas dan umumnya disimpan dengan sistem dokumentasi. Contohnya ialah surat niaga, surat dinas dan laporan.

  • Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya, jenis dokumentasi ini terdapat 2 bagian, antara lain:

  1. Dokumen dinamis, ialah dokumen yang dipakai secara terbuka dalam prosedur penanggulangan pekerjaan kantor.
  2. Dokumen statis, ialah dokumen yang tidak dipakai secara terbuka dalam pekerjan kantor.

  • Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, jenis dokumentasi ini terdapat 2 bagian, antara lain:

  • Dokumen tekstual, ialah dokumen yang menyimpan informasi dalam bentuk tertulis. Contohnya ialah majalah, buku, catalog dan surat kabar.
  • Dokumen non-tekstual, ialah dokumen yang menyimpan beberapa teks contohnya ialah peta, grafik, gambar dan rekaman.

  • Berdasarkan Jenisnya

Berdasarkan jenisnya, jenis dokumentasi ini terdapat 2 bagian, antara lain:

  1. Dokumen fisik, ialah dokumen yang mengaitkan objek ukuran, berat, lokasi, sarana prasarana dan lain-lainnya.
  2. Dokumen intelektual, ialah dokumen yang membentuk pada tujuan, isi subjek, sumber, proses transmisi, sistem mendapat, orisinalitas dokumen dan lain-lainnya.

  • Berdasarkan Dokumentasi

Berdasarkan dokumentasi, jenis dokumentasi ini terdapat 3 bagian, antara lain:

  • Dokumen Primer, ialah dokumen yang menyimpan informasi tentang hasil observasi asli atau terbuka dari sumbernya. Contohnya ialah hak paten observasi, laporan dan disertasi.
  • Dokumen Sekunder, ialah dokumen yang menyimpan informasi tentang literatur primer. Pada biasanya dokumen sekunder disebut juga dengan dokumen bibliografi.
  • Dokumen Tersier, ialah dokumen yang menyimpan informasi mengenai literatur sekunder, contohnya ialah buku dan teks petunjuk literatur.

Kegiatan Dokumentasi

Berikut ini terdapat beberapa kegiatan dokumentasi, yakni sebagai berikut:

  1. Memilih dan menghimpunkan materi-materi
  2. Menulis dokumen
  3. Mengorganisasikan dokumen
  4. Membuat dokumen
  5. Menyimpan dan memberitahukan dokumen
  6. Menyajikan dan melindungi dokumen

Fungsi Dokumentasi

Berikut ini terdapat beberapa fungsi dokumentasi, yakni sebagai berikut:

  • Menyampaikan informasi tentang isi dokumen bagi yang membutuhkannya
  • Menyajikan alat bukti dan data tentang informasi dokumen
  • Menyajikan dan memelihara objek seta isi dokumen
  • Melindungi dokumen dari kerusakan
  • Menyajikan isi dokumen berupa bahan observasi para ilmuwan
  • Meningkatkan pusparagam dokumen bagi bangsa dan negara
  • Bisa menanggung kepatuan dan otentisitas infomasi yang terdapat dalam dokumen
Baca Lainnya :  Riset Operasi

Tujuan Dokumentasi

Tujuan dilaksanakan aktivitas dokumentasi ialah untuk memperoleh informasi dan penjelasan keahlian serta buktinya.


Ruang Lingkup Dokumentasi

Berikut ini adalah ruang lingkup dokumentasi yaitu:

1. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.


2. Dokumentasi Korporil

Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.


3. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.


Perbedaan Dokumentasi dan Dokumen

Untuk melihat lebih jelas perbedaan dokumentasi dan dokumen dapat dirumuskan sebagai berikut.

DOKUMENTASI

DOKUMEN

Difokuskan pada pengelolannya/kegiatannya

Difokuskan pada benda atau informasinya

Merupakan unit kerja

Tidak merupakan unit kerja

Bersifat aktif

Bersifat pasif

Isi dokumentasi bisa berupa dokumen, buku-buku, dan alat-alat audio visual

Isi dokumen terbatas pada informasi yang terdapat pada dokumen sendiri

Mengolah dan menyiapkan dokumen baru

Digunakan sebagai alat bukti

Menyiapkan keterangan untuk penelitan

Menunjang penelitian


Kegunaan Dokumentasi

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :

  • Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
  • Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.
  • Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
  • Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
  • Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
  • Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara
  • Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

Peran Dokumentasi

Adapun peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

  1. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
  2. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
  3. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah
  4. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen
  5. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

Prinsip Dokumentasi

Berikut ini adalah prinsip-prinsip dokumentasi yaitu:

1. Motode

Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkon control guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan.

Baca Lainnya :  Debat Adalah

2. Jumlah dokumentasi

 Manajer operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.


3. Kesederhanaan

Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.


Cara Membuat Dokumentasi

Berikut ini adalah langkah-langkah membuat dokumentasi yaitu:

  1. Kumpulkan file gambar yang akan didokumentasikan ke dalam sebuah folder
  2. Siapkan lembaran baru power point
  3. Copy satu persatu file gambar ke lembar kerja powerpoint
  4. Atur ukuran file sesuai kebutuhan (jangan terlalu besar/kecil)
  5. Berikan komen di sekitar gambar dengan insert text box
  6. Simpan file powerpoint dengan nama sesuai gambar yang ada

Contoh Dokumentasi

Berikut ini adalah contoh dokumentasi pernikahan yaitu:

Seperti layaknya sebuah Pernikahan dan tiap-tiap momen terindah dalam kehidupan seseorang bersama keluarga, sahabat, sejawat dan juga apapun itu sudah sepatutnyalah dikemas menjadi sebuah dokumentasi yang elegan.
Acara seindah sebuah pernikahan dan sebagainya perlu didokumentasi sebab itu merupakan sebuah momen berharga yang hanya ada sekali seumur hidup. Untuk itulah dokumentasi hadir dan diperlukan.


Seperti arti dari istilah dokumentasi itu sendiri, yaitu menyimpan persitiwa yang ada dan sedang berlangsung agar tetap dapat dilihat dan diketahui pada waktu yang akan datang. Begitulah makna dari dokumentasi untuk kita.
Ingatan akan langsung terbayang ke dalam peristiwa yang telah terjadi seketika dengan melihat hasil gambar yang ada. Terutama bagi setiap pasangan dimana moment pernikahan ialah hal yang dianggap paling penting dan sakral. Sehingga tidak ada salahnya kita mengeluarkan sedikit uang kita untuk mendapatkan arti dari dokumentasi itu sendiri.


Kenangan adalah ingatan indah yang sangat sulit untuk dilupakan. Kenangan terwujud saat kita berada bersama dengan orang yang kita cintai. Kenangan bisa menjadi sesuatu hal yang tidak mungkin dapat terulang lagi, sesuatu yang indah namun tidak akan pernah terulang. Namun dapat diabadikan dengan dokumentasi


Demikian Penjelasan Materi Tentang Dokumentasi Adalah: Pengertian, Pengertian Menurut Para Ahli, Jenis, Kegiatan, Fungsi, Tujuan, Ruang Lingkup, Perbedaan, Kegunaan, Peran, Prinsip, Cara dan Contoh Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi.