Arsip adalah

Diposting pada

Selamat datang di Pakdosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Arsip?Mungkin anda pernah mendengar kata Arsip? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang: Pengertian, Fungsi, Karakteristik, Penggolongan, Dan Sifat. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.

Arsip

Pengertian Arsip

Arsip merupakan sebuah catatan atau surat yang memiliki nilai serta kegunaan yang perlu untuk disimpan.

Sedangkan Kearsipan merupakan suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.


Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Berikut adalah pengertian arsip menurut para ahli antara lain sebagai berikut:


1. Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, pengertian arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebi dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.


2. I.G. Wursanto

Menurut I.G. Wursanto, arti arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.


3. Yohannes Suraja

Menurut Yohannes Suraja, pengertian arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapu, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga jika diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.

Baca Lainnya :  Lompat Jauh

4. Agus Sugiarto

Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.


5. The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.


6. Sutarto (1997;200)

Menurut Sutarto arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.


7. Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Menurut KBBI arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.


Fungsi Arsip

Berikut adalah beberapa fungsi arsip antara lain sebagai berikut:


1. Fungsi Primer

Arsip Primer yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai. Ini mencakup nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum dan nilai guna ilmiah dan teknologi.


2. Fungsi Sekunder

Arsip Sekunder yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga/ instansi, perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Hal ini termasuk nilai guna pembuktian dan nilai guna informational.


3. Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan. Atau dengan arti lain yaitu arsip yang masih dimanfaatkan secara langsung dalam setiap kegiatan perusahaan sehari-hari.

Menurut fungsinya arsip dinamis memiliki sifat yang sering kali masih dapat berubah nilai dan artinya. Fungsi arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya yaitu:

  1. Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah segala arsip yang termasuk jarang digunakan dalam aktivitas kerja sehari-hari dalam sebuah perusahaan.
  2. Arsip aktif adalah segala arsip yang masih dapat digunakan dalam berlangsungnya pekerjaan. Arsip aktif masih dapat dijumpai di unit pengelola perusahaan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
  3. Arsip semi aktif adalah segala arsip dimana frekuensi yang dimilikinya dalam segi penggunaannya telah mengalami penurunan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
Baca Lainnya :  √Interaksi Sosial: Pengertian Serta Bentuk-Bentuk Interaksi Sosial

4. Arsip Statis

Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, penyelenggaraan, atau dengan kata lain arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam aktivitas keseharian perusahaan. Arsip statis ini merupakan arsip yang telah mencapai pada taraf nilai abadi secara khusus sebagai bahan pertanggung jawaban.


Karakteristik Arsip

Adapun beberapa karakteristik arsip antara lain sebagai berikut:

  • Unik – Arsip tidak dibuat secara massal atau digandakan, arsip berbeda dengna buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Menurut konteksnya arsip memiliki kronologi yang unik yang selalu merpakan satu-satunya produk. Adapun duplikasi arsip memiliki ari berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan ataupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
  • Legal – Arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
  • Reliable – keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
  • Otentik – Arsip merupakan informasi yang melekat pada wujud aslinya terkecuali arsip elektronik, yang meliputi isi, struktur dan konteks. Yang memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan atau diterima. dan memiliki makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, serta memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya.

Jenis-Jenis Penggolongan Arsip

Berikut adalah jenis-jenis penggolongan arsip antara lain yaitu:


1. Arsip Menurut Isi atau Subyek

  1. Keuangan, misalnya : bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar, laporan keuangan dan sebagainya.
  2. Pendidikan, misalnya : satuan pelajaran, kurikulum, daftar hadir siswa, rapor, dan lain-lain.
  3. Kepegawaian, misalnya : surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, data riwayat hidup pegawai, dan lainnya.
  4. Pemasaran, misalnya : surat pesanan, surat penawaran, daftar pelanggan, daftar harga, dan lain-lain.
Baca Lainnya :  Gerak Tari

2. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

  • Bernilai administrasi, misalnya : surat keputusan, prosedur kerja, dan sebagainya.
  • Bernilai informasi, misalnya : pengumuman, undangan, dan lain-lain.
  • Arsip hukum, contoh : akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.
  • Ilmiah, misalnya : hasil penelitian.
  • Pendidikan, contohnya : satuan pelajaran, program pengajaran,dan lainnya.

3. Arsip Menurut Keasliannya

  1. Arsip Petikan adalah dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen yang asli.
  2. Salinan adalah dokumen yang dalam pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan yang aslinya.
  3. Dokumen utama merupakan dokumen asli yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli.
  4. Tembusan merupakan dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.

Sifat dan Karakter Arsip

Adapun beberapa sifat dan karakter arsip antara lain yakni:

  • Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
  • Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
  • Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
  • Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan

Demikian Penjelasan Materi Tentang Arsip: Pengertian Menurut Para Ahli, Fungsi, Karakteristik, Jenis dan Sifat

Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Semuanya