Administrasi Kearsipan

Diposting pada

Selamat datang di Pakdosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Administrasi Kearsipan?Mungkin anda pernah mendengar kata Administrasi Kearsipan? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang: Pengertian, Ciri, Tujuan, Fungsi, Jenis, Sistem, Peralatan. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.

Administrasi-Kearsipan

Pengertian Administrasi Kearsipan

Administrasi kearsipan merupakan suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan. Administrasi/penatalaksanaan kearsipan Juga berperan penting untuk memperlancar lalu-lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.


Ciri-Ciri Administrasi Kearsipan Yang Baik

Adapun beberapa ciri-ciri administrasi kearsipan yang baik antara lain sebagai berikut:

  1. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
  2. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
  3. Murah/Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
  4. Tidak memakan tempat.
  5. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
  6. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
  7. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.
  8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udaranya, dan sebagainnya.
  9. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya.

Syarat Arsip

Berikut adalah syarat arsip antara lain sebagai berikut:

  • Merupakan kumpulan warkat,
  • Mempunyai nilai guna,
  • Disimpan menurut sistem tertentu,
  • Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Baca Lainnya :  √Riset Pemasaran: Pengertian, Proses, Jenis, Metode Serta Tujuannya

Tujuan Administrasi Kearsipan

Berikut adalah tujuan administrasi kearsipan antara lain yakni :
  • Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
  • Untuk menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
  • Untuk memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
  • Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Fungsi Kearsipan

Berikut adalah fungsi Administarsi Kearsipan antara lain sebagai berikut:

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu :

  • Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
  • Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.

2. Arsip Statis

Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.


Jenis-Jenis Administrasi Kearsipan

Adapun jenis-jenis administrasi kearsipan antara lain sebagai berikut:


1. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2. Arsip Aktif

Arsip Aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3. Arsip Inaktif

Arsip Inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4. Arsip Statis

Arsip Statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5. Arsip Duplikasi

Arsip Duplikasi merupakan arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

Sistem Penyusunan Kearsipan

Berikut terdapat  sistem penyusunan kearsipan antara lain yaitu:


1. Sistem Abjad (Alphabethical)

Jadi, dalam sistem penyusunan ini, Si Penyusun mengelompokan kearsipan ini menurut susunaan Abjadnya. Contoh cara penyusunan seperti cara penyusunan kata dalam suatu Kamus.

Baca Lainnya :  Yurisprudensi: Pengertian, Unsur, Proses, Fungsi, Jenis, Manfaat dan Contoh

2. Sitem Geografis (Geoghraphy)

Sistem ini biasa digunakan oleh Penyusun arsip yang mempunyai unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Si Penyusun menggunakan siztem ini agar memudahkan dalam membaca arsipnya. Dalam melaksanakan sistem ini seorang Penulis Arsip pertama-tama harus bisa memilih menurut nama daerahnya, setelah itu baru diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansinya.


3. Sistem Kronologis (Cronology)

Sitem kronologis biasanya digunakan bagi arsip yang penyelesaiannya perlu untuk memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan, jadi dengan sistem ini, dapat memudahkan dalam melihat jatuh tempo seseorang.


4. Sistem Nomor (Numberitical)

Sistem Nomor ini salah satu cara penyusunan arsip berdasarkan angka. Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya


5. Sistem Subyek (Subject)

Si Penulis harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya atau sesuai dengan subjeknya. Biasanya dalam sistrm subyek ini sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.


Peralatan Kearsipan

Berikut terdapat beberapa peralatan kearsipan yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas penting diantaranya sebagai berikut:


1.  Map 

  • Map Biasa (Stop Map), gunanya untuk menyimpan sementara warkat-warkat. Adapun keuntungannya adalah praktis dan mudah mempergunakannya.  Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang sangat terbatas dan juga warkat-warkat tersebut mudah lepas.
  • Stop Map Tali  (Portable),  memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah dan dapat dibuat sendiri.
  • Map Jepit  (Snelhechter), adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut tidak lepas dari kaitan.
  • Map Tebal atau Besar dengan Jepitan (Ordner or Brie Ordner), adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kuat sehingga dapat disimpan secara vertical. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila kita memerlukannya.
Baca Lainnya :  ROM adalah

2.  Folder (Sampul Arsip) 

Folder sampul arsip merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat   persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
Ciri-ciri folder adalah :
  • Folder merupakan tempat atau wadah arsip.
  • Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya.
  • Di atasnya terdapat tab yang gunanya untuk menempatkan kode dan indeks arsip.
  • Fungsi dari tab folder adalah untuk menempatkan kode-kode atau tanda-tanda atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

3.  Guide atau Sekat 

Guide merupakan lembaran kertas tebal atau manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.
Ciri-ciri Guide atau Sekat adalah :
  • Sekat atau Guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.
  • Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak).
  • Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
  • Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah sampai ke sub-sub masalah.

4.  Filling Cabinet (File Cabinet) 

Filling Cabinet merupakan perabot kantor berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertical, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat dan dapat dibuat dari kayu, logam atau metal.

5.  Lemari Arsip 

Lemari Arsip merupakan lemari yang terbuat dari kayu atau metal, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film,  ordner, dan lain-lain.

6.  Meja 

Meja memiliki fungsi yaitu untuk tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat secara sementara.

7.  Berkas Kotak (Box File) 

 Berkas Kotak merupakan kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat.

8.  Rak Arsip 

Rak Arsip merupakan sejenis lemari tetapi tidak berpintu yang merupakan rakitan dari berbagai   keeping papan kemudian diberi tiang untuk menyimpan warkat-warkat.   Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama di jilid pertahun.

9. Mesin-mesin Kantor 

Misalnya, computer dimana arsip dapat disimpan di dalam disket dan dapat dengan mudah dilihat sewaktu-waktu apabila diperlukan nantinya.

Demikian Penjelasan Materi Tentang Administrasi Kearsipan: Pengertian, Ciri, Tujuan, Fungsi, Jenis, Sistem dan Peralatan

Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Semuanya